Déclaration de politique générale

Quelles sont les informations que nous recueillons ?

Avant ou au moment de l’admission, nous posons des questions sur l’état de santé des clients et sur leurs antécédents afin de faciliter la prestation de nos services. Les informations dont nous avons besoin peuvent inclure, mais ne sont pas nécessairement limitées à ce qui suit :

• Nom et adresse ;
• Date de naissance ;
• Coordonnées du (des) médecin(s) ;
• Informations relatives à la santé actuelle des clients ;
• Antécédents médicaux ;
• Médicaments actuels
• Quelques informations financières et des détails sur l’assurance maladie ;
• Une photographie
• Détails des membres de la famille, y compris le conjoint, le parent le plus proche et les personnes à contacter en cas d’urgence ;

Life Care ne demandera que les informations dont elle a besoin pour fournir des services à ses clients.
Pendant que les clients reçoivent des services de notre part, Life Care peut également enregistrer des informations qui sont nécessaires pour assurer un suivi continu et apporter des modifications aux services.

Que faisons-nous des informations recueillies par Life Care ?

Toute information recueillie par Life Care est placée dans un fichier, qui est conservé en toute sécurité à tout moment. Life Care s’efforce de veiller à ce que seules les personnes qui ont besoin de lire le dossier y aient accès. Les informations que nous recueillons ne sont utilisées que pour nous aider à fournir des services.

Life Care peut avoir besoin de collecter certaines informations à des fins qui ne sont pas directement liées à la raison pour laquelle les clients s’adressent à nous (objectif secondaire). Il se peut que certaines de ces informations doivent être communiquées à des organismes gouvernementaux en vertu de lois particulières ou que nous devions les utiliser nous-mêmes à d’autres fins.

Exemple de finalité secondaire :
Les dossiers médicaux peuvent être transmis à des praticiens non traitants dans le cadre des soins et du bien-être de la personne, afin d’obtenir des conseils et/ou des avis de spécialistes concernant les soins d’une personne, les procédures médicales proposées, les tests ou à d’autres fins similaires.

Qui a accès aux informations collectées ?

Seules les personnes qui ont besoin de consulter le dossier y auront accès. Il s’agit du personnel (salariés et bénévoles) et d’autres personnes qui peuvent de temps à autre avoir besoin de consulter le dossier pour nous aider à fournir des services. Il peut également s’agir de personnes qui ne font pas partie du personnel de notre organisation, mais avec lesquelles il est nécessaire de discuter du dossier afin de fournir un service adéquat. Par exemple, les médecins généralistes et autres praticiens de la santé. Les informations ne sont pas divulguées en dehors de l’Australie, sauf dans des circonstances atténuantes.

Comment les informations sont-elles protégées ?

Toutes les informations personnelles détenues font l’objet d’une surveillance permanente. Les dossiers écrits seront conservés sous clé et l’accès aux informations contenues dans les systèmes informatiques sera limité au personnel désigné disposant d’un mot de passe, et tous les systèmes de données électroniques seront protégés contre tout accès extérieur non autorisé. Life Care s’engage à veiller à ce que les informations détenues sous forme électronique soient supprimées des bases de données avant que l’équipement ne quitte son contrôle. Toutes les informations écrites seront détruites, à l’aide d’une entreprise de destruction confidentielle, lorsqu’elles ne seront plus nécessaires ou au bout de sept ans après la dernière date de service. Seules les personnes autorisées ont accès aux dossiers tant que nous détenons les informations.

Violation de données

Life Care doit veiller à protéger les informations contre les abus, les interférences et les pertes, ainsi que contre l’accès, la modification ou la divulgation non autorisés. Pour nous conformer à nos obligations en vertu des principes australiens de protection de la vie privée, des procédures ont été mises en place en cas de violation des données afin de nous aider à déterminer :

• le caractère sensible des informations personnelles
• le préjudice susceptible de découler d’une violation de la sécurité
• l’élaboration d’un plan de conformité et de suivi, et
• l’obligation de revoir régulièrement nos mesures d’information et de sécurité.

Accès des clients aux dossiers ?

Les clients peuvent demander l’accès aux informations que nous détenons à leur sujet, c’est leur droit. Life Care ne facturera pas l’accès, mais si des copies des dossiers sont nécessaires, les frais d’obtention de ces copies pourront être recouvrés. Si les clients souhaitent uniquement consulter leur dossier,
peut être organisé avec le directeur.

Si les clients souhaitent un accès plus large, nous disposons d’un formulaire à remplir pour que nous puissions récupérer le dossier et conserver une trace de la demande. Les formulaires sont disponibles auprès du personnel ou du responsable de la protection de la vie privée.

Les clients peuvent souhaiter corriger les informations que nous détenons si elles sont incorrectes, c’est leur droit. Si les clients trouvent une erreur dans nos dossiers, nous leur demandons de nous en informer par écrit et nous inclurons le conseil dans nos dossiers. Si le dossier doit être divulgué à d’autres personnes, la correction sera transmise avec une copie du dossier original.

Que se passe-t-il avec les plaintes ?

Si les clients ont des réclamations à formuler sur la manière dont nous traitons les questions de protection de la vie privée, ils doivent d’abord contacter le responsable de la protection de la vie privée. Ce dernier s’appuiera sur les principes australiens de protection de la vie privée pour résoudre les problèmes.

Si nous ne parvenons pas à résoudre le problème, les clients ont le droit de contacter la Commission de la protection de la vie privée pour régler le problème. Les clients peuvent déposer une plainte s’ils se plaignent d’une violation de leur vie privée ou s’ils se plaignent d’une violation de la vie privée de quelqu’un d’autre en leur nom, et s’ils ont leur consentement pour le faire. La loi sur la protection de la vie privée ne s’applique qu’aux informations concernant une personne vivante. En cas de doute, les clients peuvent appeler la ligne de renseignements de l’Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) pendant les heures de bureau au 1300 363 992 pour parler à un agent de renseignements ou envoyer leurs questions par courrier électronique à l’adresse enquiries@oaic.gov.au.

Les questions relatives à la présente politique peuvent être adressées à notre responsable de la protection de la vie privée.

Notre responsable de la protection de la vie privée peut être contacté par Téléphone: 1300 555 220 Courriel: contact@lifecare.org.au